本文作者是Ultraman，他目前正在讀清華大學的研究生。本篇文章中，他分享了自己使用OmniFocus所經歷的坑。 ——李長太

我大約是在2017年的4月份開始使用OmniFocus這個號稱最強的時間管理軟件，在剛開始入門的階段沒少犯過一些相當嚴重的錯誤。這些錯誤往往還都不是操作方面的錯誤，能看說明書就可以解決的那種；而是使用的思路和邏輯有問題，導致這個軟件只發(fā)揮出百分之五的功效，甚至還給自己帶來了不少困擾。以下我將會介紹我自己曾經遇到過的錯誤，并且給出針對性的解決方法。

1.項目分類錯誤

我最初使用GTD軟件的思路很簡單，就是把自己每天要做的、每周要做的、每年要做的事情都設置一個提醒。于是我的項目分類也變成了類似下面這樣：

每日計劃：比如刷牙洗臉；

每周計劃：比如洗衣服

每年計劃：比如準備考研

乍看上去這樣的分類非常完美，按照時間跨度這個標準，可以把不同類型的任務區(qū)分開來。

但是過了一個月左右，下面的任務讓我糾結半天也不知道到底應該放到哪個分類里面：準備考研是跨度半年的事情，那么在10月底考研報名該放到哪里？為了準備考研，我需要頭一周內購買足夠的復習資料，這個算是每周計劃還是每年計劃？我計劃每天做一套數學題，這個算是每日計劃還是年度計劃？這個時候我意識到自己的分類出現了大問題，諸如上面的任務無法用年月日這樣簡單粗暴的方式分類，因為人本身對時間這種抽象概念沒法理解清楚。

這可怎么辦呢？我的解決方法是按照自己關注范圍來分類。比如說準備考研的時候，我主要關注3個方面，也就是學習、生活和娛樂，那么就建立這3個文件夾。學習里面可以再按照自己的關注范圍繼續(xù)分類，比如分成考研數學、政治、英語、專業(yè)課一共4個項目。這樣就實現了“相互重復，沒有遺漏”的分類標準，因為數學和英語是肯定不會重復的！

有人會問：那么“考研報名”這樣的事件到底應該放到哪個項目里面呢？答案很簡單，把這些不好確定的事情統(tǒng)一放到一個名字叫“考研雜事”的項目里面，這樣就可以不用糾結于這個問題了。

2.沒有及時清空收件箱的習慣；

在剛入門的階段，很多人都會覺得每天都清空收件箱是不是有些煩了？而且有很多事情確實不知道到底該放到哪一個項目最合適。尤其是一些“今天晚上洗衣服”之類的雜七雜八的事情，大多數人第一眼都不知道應該怎么分類，索性就不分類算了，繼續(xù)留在自己的收件箱里。

結果呢？長此以往自己的收件箱就被各種各樣的雜事擠滿了，就像很多人的桌面那樣，堆滿了雜七雜八的文件，導致自己辦公的時候難以找到自己需要的東西。文件的積壓還會導致自己越來越不想去整理，直到亂得不能再亂的時候才去大掃除，又費力氣又費神。怎么辦呢？我的方法是在自己的每個文件夾底下都建立一個“雜事”項目，比如說學習-雜事，生活-雜事，娛樂-雜事等等，用來表示區(qū)分。比如說之前提到的“今天晚上洗衣服”這樣的事情，就放到生活-雜事里面。聽上去非常簡單，簡單到自己都覺得沒必要了，不是嗎？

事實上，這些“雜事”項目還真的就如同辦公室垃圾桶一樣，是必不可少的標配！大家在收拾文件的時候，總是對放到垃圾桶里的文件感到輕松，因為這代表以后自己用不著管它們了。即使它們非常凌亂，也就讓它們在垃圾桶這個有限空間里凌亂好了。我們把瑣事丟到“雜事”里面，就如同把各種零散文件丟到垃圾桶里。只不過，app里面的待辦事項是不會丟失的，如同放到電腦回收站里面的數據，只要想找回還是找得回來的。要是雜事里面堆滿了太多亂七八糟的事情怎么辦？直接用app自帶的搜索功能就可以了。如果一件事情真的那么重要，我相信大家一定還是會記得關鍵詞的。

3.推遲還是截止？

由于中文版翻譯的不好，新手在遇到“推遲日期”這個選項的時候總覺得有些摸不著頭腦——是不是這件事情本來應該在今天下班之前完成，我沒能完成所以就要推遲？

實際上，這個推遲是相對于當下的推遲，意思就是如果這件事情我此時此刻沒時間去做，那么就推遲到其他什么時候去完成。被推遲的事件在到時間之前是被隱藏起來的，省得一直出現在我們視線里面引起我們焦慮。那么什么時候應該用推遲，什么時候應該用截止呢？如果這件事情是外部強制的，比如說在考研報名截止之前進行網絡報名，那么就需要使用截止；如果是自己給自己一個承諾，比如說在考研開考之前做完某某練習冊（沒做完也不會從根本上影響考試），那么建議用推遲。由于設置了截止日期的事件，我們是可以通過預測視圖直接看到的，因此截止日期必須謹慎使用，每天最好不要超過3件；如果超過了這個數字，先想一想哪些事情是那種僅僅是自己給自己立的ddl，這種事情盡量轉換成推遲+旗標。實踐證明，一般還在校園里的學生，一周也就最多3個ddl；上班族一般一周也就10個左右。

經過上面的篩選，一旦一個事項被設置了截止日期，那就是我們優(yōu)先集中火力搞定的對象了。想一想如果自己忙著復習考研，卻在開考前兩天發(fā)現自己忘記了報名沒有準考證，就只能怪自己沒有分清輕重緩急了。

4.總結

總之，由于每個人的使用習慣不同，每個人也會踩到各種稀奇古怪的坑。這個時候如果無法從現有的說明書或者網課找到答案的話，就不妨去“在行”約一次相關的行家吧！