◎徐默凡

借助新的網(wǎng)絡(luò)軟件，現(xiàn)在越來越多的會議在網(wǎng)上召開了。這無疑減少了參會人員的往來奔波，不再受會議空間的制約，會議人數(shù)也可以隨心所欲地設(shè)置，給我們的工作和生活帶來了極大的便利。但是，線上會議和線下會議還是有很大的區(qū)別，網(wǎng)絡(luò)會議提出了新的交際要求，需要主持人及時轉(zhuǎn)換思路，才能把網(wǎng)絡(luò)會議開對開好。

首先要確定的是召開網(wǎng)絡(luò)會議的必要性?？蛇x的交流方式有個別交流、線下會議和網(wǎng)絡(luò)會議，需要辨別這三者的各自優(yōu)劣。個別交流安排靈活，親切深入，但是效率很低，而且如果對同一個問題各人有不同意見，很難進(jìn)一步討論并統(tǒng)一意見。線下會議莊重正式，交流充分，但是組織和集會都耗時耗力，時間和空間的制約也比較大。網(wǎng)絡(luò)會議的正式性、便利性和交流充分性介于上述兩者之間，因此那些議程不太復(fù)雜、需要集體通報(bào)或者集思廣益的一般性會議就比較適用。以一個部門制定規(guī)章的過程為例，在草擬階段，可以找相關(guān)人員進(jìn)行個別交流，以充分醞釀；然后可以召開網(wǎng)絡(luò)會議，通報(bào)相關(guān)基本情況，如制定規(guī)章的原因、過程和草案，并且公布征求意見的時限和渠道；最后則可以召開一次正式的線下會議，對規(guī)章進(jìn)行充分討論并最終定稿。總之，網(wǎng)絡(luò)會議雖然便捷，但也不是想開就開，要在各種交流方式中權(quán)衡利弊，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

如果決定要召開網(wǎng)絡(luò)會議了，那么主持人就要提前做好形式和內(nèi)容兩方面的準(zhǔn)備。形式方面要選擇網(wǎng)絡(luò)會議軟件，并在線預(yù)訂。如果是單位內(nèi)部會議且又有企業(yè)版的定制軟件，那么私密性和安全性都會比較有保障，應(yīng)該優(yōu)先選擇，否則就要盡量選用一款流行度高的軟件，以方便更多與會者直接參與，免去下載安裝、學(xué)習(xí)使用之苦。內(nèi)容方面要擬定會議的各項(xiàng)議程，并且預(yù)估時長。網(wǎng)絡(luò)會議講求短小精悍，因此時間不宜過長，最好不要超過一個小時。當(dāng)然在預(yù)訂會議室的時候可以多訂半個小時，到時候提前結(jié)束也是意外的歡喜。準(zhǔn)備工作完成之后，就可以把會議時間和網(wǎng)上入會方式通知到會議參與者了。

網(wǎng)絡(luò)會議沒有席位牌，也沒法在私下介紹溝通，所以如果與會者相互之間并不熟悉，在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)會議室后主持人就可以要求大家修改名稱。一般使用自己的真名，如果是跨單位、跨部門會議，最好還要注明自己的單位或部門。在發(fā)言的時候，也要開門見山介紹自己的身份，不要讓別人再浪費(fèi)時間去查詢。

在日常交流中，表情和體態(tài)是非常重要的溝通渠道，而在網(wǎng)絡(luò)交流中如果“只聞其聲，不見其人”，難免會損失不少信息，特別是情緒信息和態(tài)度信息。所以我們建議主持人在發(fā)言時不妨打開視頻，并約請發(fā)言人在發(fā)言時也打開視頻，以進(jìn)行充分的非言語信息交流。

會議召開之初，主持人要向大家說明會議流程，約定各個環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容和大致時間，讓大家心中有底。開場白需要言簡意賅，介紹與會人員和會議宗旨后，快速切入主要議程。

在通報(bào)情況環(huán)節(jié)，主持人最好事先制作PPT輔助宣講，以節(jié)約時間并且讓與會者準(zhǔn)確抓住重點(diǎn)。

在集體討論環(huán)節(jié)，主持人要兼顧大家的發(fā)言機(jī)會。網(wǎng)絡(luò)會議的一個大問題是話語輪次的交接，與會者互相不可見不可聞，因此無法通過舉手示意或者清嗓子這樣的舉動來申請發(fā)言。這時候就需要主持人制定發(fā)言規(guī)則，要么一開始就布置發(fā)言順序，要么通過點(diǎn)名的方式來交換輪次，總之既不能冷場也不能搶話筒。如果是主持人點(diǎn)名的方式，那么小范圍會議可以每個人都依次發(fā)言，而大規(guī)模的會議則要選擇有代表性的人員發(fā)言，此時別忘了邀請資深前輩提供意見。最后也可以留出一些自由發(fā)言時間，讓沒有輪到的人發(fā)表意見。與會者如果對別人的發(fā)言內(nèi)容有簡短意見或者細(xì)節(jié)補(bǔ)充，也可以充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，在聊天框中通過輸入文字的方式和大家交流。同樣，主持人也可以使用聊天框，在其中發(fā)布背景信息或者補(bǔ)充內(nèi)容。

在總結(jié)環(huán)節(jié)，主持人可以簡要概括會議形成的決議和工作安排，當(dāng)場約請大家表決，如無異議就在會后形成會議紀(jì)要分發(fā)，以提高工作效率并形成書面?zhèn)浒浮?/p>

總之，網(wǎng)絡(luò)會議主持人可謂責(zé)任重大，需要做好三件事情：第一，事先做好草案并設(shè)計(jì)討論要點(diǎn)，以免會議漫無目的，缺少實(shí)效；第二，判斷形勢，讓與會者獲得必要的表達(dá)機(jī)會，能夠暢所欲言；第三，分清輕重，把控全局，速戰(zhàn)速決，提高會議效率。若能做到這三點(diǎn)，就可以成為一個合格的主持人，網(wǎng)絡(luò)會議也一定能成功了。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第4期《社交新風(fēng)》欄目。）