一、 設(shè)置電子郵箱

對電子郵件進行有效的管理，依賴于職場人培養(yǎng)良好的處理郵件的習慣。習慣養(yǎng)成非一日之功。在培養(yǎng)習慣的同時，我們可以通過對電子郵箱進行有效的設(shè)置，在短期內(nèi)提高管理電子郵件的效率。

下面這些簡單的設(shè)置，就能很快地將你的郵箱化繁為簡。

設(shè)置一：拋棄復(fù)雜的分類文件夾，只設(shè)立一個「已處理郵件」文件夾，將所有需要留存的郵件放入其中。

給東西貼標簽是人的本能，對待電子郵件時也是如此。

因此常?？吹接腥嗽陔娮余]箱中設(shè)置復(fù)雜的文件夾來保存不同類別的郵件：銷售數(shù)據(jù)、預(yù)算決算、客戶信息、重要參數(shù)、會議備忘、媒體資料、待辦任務(wù)等等不勝枚舉。這種為每一封郵件分門別類別類的做法看似有條不紊，但實際上卻會導(dǎo)致郵箱管理的效率低下。

只設(shè)立一個單獨的「已處理郵件」文件夾，把需要留存的郵件一股腦的放進去，想都不想要怎么分類，日后需要查調(diào)時，只需使用郵件的搜索功能，輕輕松松地把郵件找到。

設(shè)置二：創(chuàng)立常用的「郵件規(guī)則」，讓電子郵箱成為你的私人秘書

「郵件規(guī)則」是大多數(shù)電子郵箱都會提供的功能。它指揮郵箱根據(jù)每一封新接收到的郵件進行一系列的條件判斷，然后根據(jù)判斷的結(jié)果，對郵件做出預(yù)設(shè)的動作。

以最常見的Outlook為例，條件判斷就包括：

· 發(fā)件人/收件人是誰；

· 郵件主題或正文包含哪些關(guān)鍵字；

· 郵件是否包含「重要」、「行動」或「保密」等標記；

· 郵件是否包含會議邀請；

· 是否是主要收件人，或是被抄送對象。

而預(yù)設(shè)的動作則包括：

· 將郵件移入某一文件夾；

· 對郵件進行「跟進」、「重要」等一系列標注；

· 刪除、轉(zhuǎn)發(fā)或打?。?/p>

· 標記已讀；

· 桌面提示；

· 使用特定的信息或模板進行回復(fù)等。

這些條件判斷和預(yù)設(shè)動作可以任意組合，達到你想要得效果。

設(shè)置三：創(chuàng)建郵件模板

模板是提高辦公效率，避免重復(fù)勞動的極好方式。對管理郵箱來說也不例外。根據(jù)工作中經(jīng)常會遇到的情況總結(jié)出幾個常用的模板，無疑會為你節(jié)省下一大筆時間。如果你已經(jīng)工作了一段時間，可以現(xiàn)在就到自己的已發(fā)送郵件文件夾中翻看過去幾周發(fā)出的郵件，從中找出那些結(jié)構(gòu)類似可以重復(fù)利用的內(nèi)容，建立你的郵件素材庫。

此外，郵箱中還有一個容易被人忽視的功能，稍稍改變思路，就能夠成為管理這些模板的得力工具。這個功能就是簽名檔。

簽名檔，顧名思義是用來在郵件末尾快速嵌入你的簽名信息。這些信息通常包括姓名、職位、電話、傳真、郵箱地址等。通常大家的簽名檔中只會保存一兩個不同的版本。比如我常用的簽名檔只有兩個：公司內(nèi)部使用的較短，只保留姓名，部門等基本信息，而對外使用的則包含更多聯(lián)系方式。

但其實，這樣的用法并沒有最大限度地發(fā)揮簽名檔的功能。如果你設(shè)置過自己的簽名檔就會發(fā)現(xiàn)，其實雖然是專門為儲存簽名設(shè)置的功能，但是實際上簽名檔并沒有字數(shù)或格式的限制。你看到的簽名設(shè)置頁面基本上就是一個文字編輯器。

因此，我們可以利用簽名檔這個功能，儲存你的各種郵件模板。由于簽名檔是郵箱功能的一部分，使用它可以避免打開其他程序所花費的時間，同時也讓你省下不少需要記憶模板位置的腦力。

二、 電子郵箱使用習慣

對郵箱進行上面的設(shè)置可以在短期內(nèi)提高你的處理效率，但是它們能做到的十分有限，僅僅是對郵件進行一些初始的處理。而真正在長期內(nèi)取決定作用的，是你使用電子郵箱的習慣。養(yǎng)成良好的使用習慣，可以讓你始終凌駕于電子郵件之上，讓它為你工作，而非整天疲于應(yīng)付。

下面這些，就是最能為你的處理提高效率的好習慣。

習慣一：對每封郵件做到當天處理，保持收件箱清空狀態(tài)

羅馬非一日之功，而郵箱里那成百上千封的未讀郵件也不是一夜之間積攢起來的。像生活中的很多事一樣，如果總是想著「等到有時間的時候再來處理吧」，那些沒有被讀過的郵件，就會永遠的在你的郵箱駐扎下來，再也揮之不去。

因此，你要盡力達到的狀態(tài)，就是在結(jié)束一天工作的時候，收件箱里空空如也，所有當天的郵件都被處理妥當。這不是一個容易做到的習慣，但是卻會給你帶來極大的收獲。下面講的幾個習慣都是圍繞如何才能做到郵箱的「日清日畢」來展開的。

當然，這樣并不是要你一天到晚盯著郵箱，對新郵件一躍而上。如果這樣的話，豈不是本末倒置，把處理郵件當成了本職工作？有人提倡一天當中只打開郵箱一兩次，集中處理郵件，把剩下的時間全部投入到工作中。這是一個好主意，可以幫助職場人保持對重要工作的注意力，避免分心。

當然，這樣的做法也有負面的作用，比如可能會讓你錯過采取行動的最佳時機。折中的辦法是將「即時回復(fù)」和「定時回復(fù)」結(jié)合起來使用，對于重要聯(lián)系人發(fā)來的郵件，或者可能含有重要信息的郵件，迅速采取必要的行動。而對其余的郵件，則安排固定的時間集中處理。常用的Outlook平臺具備相應(yīng)的功能幫助我們實現(xiàn)這種安排。

首先，你需要在選項中將郵件送達的桌面提醒關(guān)閉。這樣你就不會在每次收到新郵件時都被打擾到，因此可以集中注意力在要緊的工作上。

然后，通過上面提到的郵件規(guī)則的設(shè)置，為重要聯(lián)系人發(fā)來的郵件或者含有諸如「緊急」、「立刻」等字眼的郵件打開桌面提醒，以便自己在第一時間得到重要郵件的提示并有所行動。

最后，你要為自己規(guī)定處理其他郵件的時間。頻率和時間可以根據(jù)自己的工作內(nèi)容決定。但是建議不要把處理郵件作為早上第一件去做的事情。這樣做是因為通常早上的時間，特別是已開始工作的時間，你的腦力最為旺盛，適合用來處理最為棘手、最富挑戰(zhàn)的重要工作。電子郵件容易轉(zhuǎn)移你的注意力，使你無法全身心的投入。因此，要避免讓檢查郵件成為你早上的第一件工作。

習慣二：每封郵件只讀一次

不少人處理郵件的方式是這樣的：一封郵件讀過后，頭腦中想想需要采取什么行動，大概有了答案后，便感覺到問題已經(jīng)解決，心里給這封郵件打上個大大的鉤，認為這就算處理完一封郵件了，于是接著去看下一封，重復(fù)上面的動作。這樣做的人心理上基本是一個想法，那就是打算把所有新郵件都讀過一遍后，再一并采取行動。

打開郵件對他們來說有點像拆禮物，每一次郵件從未讀變成已讀的過程都能給他們帶來小小的滿足感。但是馬上采取行動就意味著拆開下一個禮物的間隔要變長，因此干脆一股腦將所有的郵件看個遍，先滿足了再說。?

但實際情況往往是，還沒等到把所有郵件都讀完，就有別的事情冒了出來，注意力于是轉(zhuǎn)移到其他事情上。等回過頭再來繼續(xù)處理郵件時，才發(fā)現(xiàn)方才讀過，在心中略有過答案的已讀郵件，雖然大體上仍有印象，但是對于具體內(nèi)容卻不那么確定。因此，只能回去再花時間認認真真的重讀一遍，以做進一步考慮。這樣反反復(fù)復(fù)，時間就在不知不覺中浪費掉了。

要解決這個問題，只有拿出一步一個腳印的態(tài)度：嚴格要求自己郵件只讀一遍，讀完后馬上采取相應(yīng)的行動，并把郵件請出收件箱。只有這樣做，你才能把浪費的時間找回來，才有可能對每封郵件做到當天處理。下面的習慣能夠幫助你堅持這種只讀一次的要求。

習慣三：對每一封郵件執(zhí)行4D處理

4D是指四個英文單詞所代表的動作，它們是：行動(Do)，轉(zhuǎn)發(fā)（Delegate），擱置（Defer），刪除（Delete）。這四個動作涵蓋了對任何一封郵件可能執(zhí)行的動作。這是由美國出版家Michael Hyatt首先提出來的有效方法。

• 行動

如果在閱讀后你發(fā)現(xiàn)郵件中含有需要由你來完成、并且可以在很短的時間完成的任務(wù)，那么你就要立刻有所行動。比如郵件詢問一個簡單的業(yè)務(wù)問題而你剛好手頭有現(xiàn)成的資料，或者郵件請你安排出下周面試畢業(yè)生的時間?；貜?fù)一個答案，在日歷中創(chuàng)建一個新的會議，這些都可以在幾分鐘內(nèi)完成。這種情況下你沒有理由做任何拖延。

在這一點上，GTD工作法的創(chuàng)始人大衛(wèi)·艾倫（David Allen）提出過一個著名的「2分鐘法則」，即任何在2分鐘內(nèi)可以完成的事情，都應(yīng)該立刻著手去做。這是因為對2分鐘的事情所作的任何判斷、歸納、計劃所花的時間都會大于完成它所花的時間，因此除了立刻去做，沒有更為有效的方式。大衛(wèi)甚至自豪地宣布自己為了對2分鐘有更準確的概念，曾經(jīng)一度秒表不離身，準確地記錄下那些小事情所花的時間。我們顯然沒有必要做到那么極端，1分59秒的事情就立刻動手，2分1秒的事情就束之高閣。但是大衛(wèi)的道理是說得通的，值得我們在處理電子郵件時借鑒。

• 轉(zhuǎn)發(fā)

如果你發(fā)現(xiàn)郵件中提到的工作可以轉(zhuǎn)交給更適合的人，或者可以以更低成本完成的人，則要盡量將任務(wù)布置下去。比如審計中經(jīng)常會遇到核對數(shù)字的工作。這件事情一個注冊會計師并不能比一個實習生做的更好，但注冊會計師的時間成本卻往往是實習生的數(shù)倍。這樣的工作，就需要合理的轉(zhuǎn)交給初級別的員工來完成。以解放出高級別員工的時間來作只能由他們完成的任務(wù)。

這種情況下，你也要立刻行動，在原郵件中加入對任務(wù)的說明、要求等，同時附上執(zhí)行任務(wù)的人會需要用到的各種信息，告知其尋求幫助的方式，然后轉(zhuǎn)發(fā)給適合這項工作的人。在轉(zhuǎn)發(fā)的同時，也要記得通過抄送或單獨得郵件通知原發(fā)件人這件事情已經(jīng)被轉(zhuǎn)交給他人處理。

對「行動」和「轉(zhuǎn)發(fā)」兩類郵件處理后，可以把需要備案的原始郵件存入「已處理郵件」文件夾，剩余的則可以刪除。

• 擱置

當郵件中提到的工作必須由你來做，但顯然無法在短時間內(nèi)完成的情況下，把它們暫時擱置起來，放入一個叫做「擱置」的單獨文件夾，是使收件箱保持清空的好辦法。

有人會有這樣的疑問，這樣擱置起來，豈不是跟在留在收件箱里一回事？這樣地疑問不無道理。如果你把「擱置」文件夾當作收件箱的替代品，無論什么樣的任務(wù)都不分青紅皂白的往里裝，那顯然這樣的文件夾與一個郵件堆積如山的收件箱并無區(qū)別。但如果在將這樣的郵件放入「擱置」文件夾前你做了以下幾個步驟，兩者的效果則顯著不同：

首先，你要嚴格控制放入此文件夾的郵件數(shù)量。這就要求你忠實地判斷郵件確實不屬于可以馬上「行動」或進行「轉(zhuǎn)發(fā)」的范疇。這一點對于避免「擱置」文件夾成為影子收件箱尤為關(guān)鍵。

其次，你要大致估算完成工作所需要的時間。如果任務(wù)對時間的要求超出了你能拿出的時間，就要考慮告知發(fā)件人尋求解決辦法。

然后，你要在轉(zhuǎn)移郵件前，在代辦事項列表中記錄這項工作。這樣做的目的，一方面是避免郵件一旦落入「擱置」的范疇就石沉大海，另一方面，也是通過這樣的記錄，判斷工作的重要性和緊迫性，分清主次，以便安排隨后的處理順序。

這些步驟完成后，郵件便可以順利移駕到單獨的「擱置」文件夾了。

關(guān)于分清郵件的主次，我們還有另外一個辦法。我們可以創(chuàng)建另外一個單獨的「抄送」文件夾，然后創(chuàng)建郵件規(guī)則，規(guī)定所有作為被抄送對象收到的郵件，都被自動放入這個文件夾。我們稍候會提到，習慣上，郵件的抄送一欄中的聯(lián)系人并不是郵件的主要溝通對象。

因此，加入你的名字出現(xiàn)在抄送一欄中，你可以比較肯定的說這封郵件對你來說重要性不高，因此，利用郵件規(guī)則自動把這類郵件單獨存放起來，等完成更為重要的工作后再回過頭來處理它們。這樣可以幫助你更好地管理自己每日的工作流程。

• 刪除

前面提到的對于「行動」和「轉(zhuǎn)發(fā)」兩類郵件處理后的刪除自不必多說。還有一類情況是郵件只是通知性質(zhì)的，并不需要你的進一步行動。這種情況下，當你把確定以后會用到的郵件轉(zhuǎn)入「已處理郵件」文件夾后，剩余的郵件要果斷的刪除。

在這里要強調(diào)「果斷」的刪除，是因為有些人對于刪除郵件存在難以言說的心理障礙。這并不是在說笑，在行為學上，不停地囤積物品、無法丟棄任何東西的行為，是強迫性神經(jīng)官能癥（也就是我們通常所說的「強迫癥」）的癥狀之一。

這種行為源自于人類和其他動物收集并貯存食物應(yīng)對惡劣環(huán)境和災(zāi)難的本能。但是在極端的情況下，這種本能就會演變成一種心理疾病。英文中有一個專門的詞來描述這種行為，叫做hoarding，可以翻譯成「囤積癥」。表現(xiàn)在生活中，就是覺得任何東西今后都可能會用到，因此舍不得丟棄。最終把家里塞得滿滿當當，連下腳的地方都沒有。在情景劇《破產(chǎn)姐妹》中，主人公就曾經(jīng)給一個囤積癥患者打掃過房間。

當然，大多數(shù)人不會到這個地步，但應(yīng)該或多或少都在自己或身邊人的身上見到過這樣行為的影子。而在工作中，我們也有可能變成電子郵件的「囤積癥」患者。要克服這樣的傾向，需要認識到這樣幾個事實：

· 任何現(xiàn)在需要的郵件，都被你保存在了「已處理郵件」文件夾中；

· 任何雖然現(xiàn)在不需要但是你感覺今后會用到的郵件，最終都不會被用到；

· 如何日后發(fā)現(xiàn)需要用到的郵件已經(jīng)被刪除了，你的同事中永遠會有一個人把它好好的保存著；

· 如果沒有人保存這封郵件，那這封郵件根本就不重要。

所以，除非你現(xiàn)在就能知道這封郵件為什么會被需要，否則請「果斷」的把它丟進垃圾桶。