單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，具體要考慮以下3個(gè)因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專(zhuān)業(yè)程度。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

首先，需要預(yù)估下本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類(lèi)型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類(lèi)型進(jìn)行初步估算，如不便于分類(lèi)可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個(gè)單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁(yè)等；估算數(shù)量最好精確到頁(yè)。有條件的單位也可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

這個(gè)問(wèn)題有2種情況：

其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己?jiǎn)挝蝗藛T進(jìn)行數(shù)字化加工的簡(jiǎn)單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問(wèn)題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專(zhuān)業(yè)程度較高，一般的單位剛開(kāi)始接觸多少有些困難。

其二，有條件的單位，可有計(jì)劃地進(jìn)行外包，選擇專(zhuān)業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)（檔案?jìng)浒割?lèi)型需要包含檔案數(shù)字化）來(lái)進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

下面簡(jiǎn)單對(duì)數(shù)字化方式的選擇進(jìn)行簡(jiǎn)單分析－－數(shù)字化外包的優(yōu)劣勢(shì)分析

優(yōu)勢(shì)

01

減少單位在財(cái)力、人力上的投入，增加資本運(yùn)作的回報(bào)率；

02

對(duì)單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

03

選擇專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動(dòng)爭(zhēng)議所帶來(lái)的麻煩

04

避免項(xiàng)目實(shí)施導(dǎo)致的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時(shí)效性，可設(shè)置時(shí)間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

劣勢(shì)

01

產(chǎn)生一筆檔案數(shù)字化外包的費(fèi)用。如單位內(nèi)部有此項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，就不存在問(wèn)題了。

02

檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量參差不齊，需要單位擦亮雙眼，選擇有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，金額較大的，需要進(jìn)行招標(biāo)，公開(kāi)公正的選擇資質(zhì)符合要求的機(jī)構(gòu)。

三、數(shù)字化設(shè)備的專(zhuān)業(yè)程度

數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

紙張情況來(lái)說(shuō)，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠(yuǎn)，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

紙張規(guī)格來(lái)說(shuō)，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專(zhuān)業(yè)掃描儀，如工程藍(lán)圖，一般選用圖紙掃描儀。