在企業(yè)中，文件是一種很重要的數(shù)據(jù)和信息，它包括了公司的發(fā)展、核心技術(shù)、技術(shù)、用戶數(shù)據(jù)等，文件是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)，文件管理主要包括文件的存儲、分類和檢索。但是由于種種原因，很多公司都沒有能夠很好的管理和維護文件，從而影響了企業(yè)的使用效率。

由于企業(yè)文件的存儲比較分散，給企業(yè)的工作人員在獲取文件時，造成了很大的不便。一些文件不知道該找誰要，或者同事出差、請假，都會導(dǎo)致無法快速、快捷地獲得文件，從而降低工作的效率。若不能妥善地進行文件管理，很可能會出現(xiàn)許多環(huán)節(jié)的差錯，而且由于沒有文件的操作記錄，最終造成了相互推卸的差錯。這不僅會降低團隊的工作效率，還會對團隊的工作造成很大的阻礙。所以，使用文件管理軟件來構(gòu)建一個統(tǒng)一的企業(yè)文件管理中心是非常有必要的。此外，公司還需要制定一套完整的文件管理體系來規(guī)范員工的文件使用過程，而一套高效的文件管理方案也應(yīng)該考慮到如何提高工作效率和協(xié)作能力。

安信醫(yī)學(xué)經(jīng)過多年摸索已經(jīng)形成了一套較為完整的文件管理體系。公司專門設(shè)置文控部，對文件實行統(tǒng)一的修訂、下發(fā)、分類及管理，杜絕管理混亂的局面。并對文件起草的格式、審批的流程、文字語言的準(zhǔn)確性進行審核把關(guān)，確保文件的規(guī)范化。通過對文件體系的管理，提高了文件的科學(xué)性、目的性和有效性。通過對文件流程的優(yōu)化，也進一步簡化工作流程，提高了工作效率。