一個(gè)協(xié)調(diào)完美、透明、時(shí)間表具體且準(zhǔn)確的項(xiàng)目管理計(jì)劃，將大大有助于你的項(xiàng)目按時(shí)完成。以下是制定項(xiàng)目計(jì)劃的10個(gè)基本步驟。

第1步：與利益相關(guān)者討論計(jì)劃和關(guān)鍵部分
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項(xiàng)目計(jì)劃由活動(dòng)文件組成，這些文件為所有直接或間接參與項(xiàng)目的人提供指導(dǎo)。所有的關(guān)鍵利益相關(guān)者都需要獲得關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃和規(guī)劃流程，包括項(xiàng)目章程、基線和基線管理計(jì)劃。這使他們能夠?qū)彶楹团鷾?zhǔn)與其有關(guān)的文件。規(guī)劃利益相關(guān)者的參與為項(xiàng)目成功墊下了基礎(chǔ)。
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第2步：界定所有的責(zé)任和角色
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項(xiàng)目文件不太可能被所有的關(guān)鍵利益相關(guān)者審查。因此，評(píng)估所有需要批準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃不同部分的人就變得很重要。這些人包括：
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● 項(xiàng)目發(fā)起人，他們是項(xiàng)目的所有者并將為項(xiàng)目提供資金。他們必須審查和批準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃的不同方面。
● 項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)創(chuàng)建、執(zhí)行和控制整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃。
● 負(fù)責(zé)建造最終產(chǎn)品的團(tuán)隊(duì)將參與制定項(xiàng)目計(jì)劃的幾個(gè)方面。這些方面是對(duì)質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)和設(shè)計(jì)問題的評(píng)估。
● 其他關(guān)鍵利益相關(guān)者包括采購專家、質(zhì)量/風(fēng)險(xiǎn)分析師、審計(jì)師等。他們需要對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中與他們有關(guān)的特定部分獲得批準(zhǔn)。
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第3步：召開啟動(dòng)會(huì)議
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這是將主要利益相關(guān)者聚集在一起討論項(xiàng)目的有效手段。啟動(dòng)會(huì)議啟動(dòng)規(guī)劃過程。它還有助于在所有團(tuán)隊(duì)成員之間建立信任。在啟動(dòng)會(huì)議上，所有成員的想法都需要被考慮到。
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啟動(dòng)會(huì)議使每個(gè)人都能認(rèn)識(shí)到他們所期望的交付成果。它還應(yīng)該確保項(xiàng)目獲得必要的支持，從而獲得成功。
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第4步：制定范圍說明
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它是與項(xiàng)目計(jì)劃相關(guān)的最重要的文件之一。范圍說明為項(xiàng)目的所有方面奠定了基礎(chǔ)，是對(duì)項(xiàng)目和其結(jié)果的描述。它用于獲得所有利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目范圍的一致同意，這在很大程度上減少了誤傳的可能性。
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范圍聲明有可能隨著項(xiàng)目的進(jìn)行而改變和增長，包括：
● 業(yè)務(wù)問題和需求
● 項(xiàng)目目標(biāo)
● 項(xiàng)目的理由和及時(shí)完成項(xiàng)目的優(yōu)勢(shì)
● 項(xiàng)目范圍和可交付成果
● 方法、關(guān)鍵里程碑，以及所有可能受到項(xiàng)目性質(zhì)和規(guī)模影響的部分
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第5步：制定范圍基線
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在確認(rèn)了范圍聲明中的可交付成果后，需要制定一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），作為項(xiàng)目管理計(jì)劃的一部分。它通常是對(duì)特定項(xiàng)目中不同可交付成果的分解。
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WBS作為范圍基線，有三個(gè)重要元素：
● WBS確定了不同的項(xiàng)目可交付成果和所有需要完成的工作。
● 將大型可交付成果分解為小型可交付成果的層次結(jié)構(gòu)。
● “工作包”或最低層的編號(hào)與不同的活動(dòng)和任務(wù)相對(duì)應(yīng)。
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第6步：制定成本基線和時(shí)間表
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制定成本基線和時(shí)間表的各個(gè)子步驟如下：
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● 確定生成每個(gè)工作包或創(chuàng)建任務(wù)的WBS所需的所有活動(dòng)和任務(wù)。
● 確定所有任務(wù)的資源（如果已知）。
● 對(duì)每項(xiàng)任務(wù)完成所需的時(shí)間表進(jìn)行估計(jì)。
● 通過使用單個(gè)資源的平均小時(shí)費(fèi)率來估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)的成本。
● 考慮資源限制，或每個(gè)資源實(shí)際可用于特定項(xiàng)目的時(shí)間。
● 確定任務(wù)的相互依賴性和制定關(guān)鍵路徑。
● 為所需的估算和任務(wù)制定時(shí)間表。
● 描述所有資源的選定時(shí)間段。哪種資源在做什么任務(wù)，預(yù)計(jì)花在每個(gè)任務(wù)上的時(shí)間量，以及任務(wù)開始和結(jié)束的時(shí)間。
● 將成本基線發(fā)展為分階段的預(yù)算，或按時(shí)間段確定成本。
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這個(gè)過程可能會(huì)有變化，步驟可能會(huì)被增加或重復(fù)。
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第7步：創(chuàng)建基線管理計(jì)劃
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確定了范圍、時(shí)間表和所有成本基線后，需要記錄下管理所有計(jì)劃差異的步驟。管理計(jì)劃通常需要審查和批準(zhǔn)修改基線的程序。不同的批準(zhǔn)級(jí)別對(duì)于包括不同種類的更改是必要的。此外，必須知道所有的新請(qǐng)求不會(huì)導(dǎo)致進(jìn)度、范圍或預(yù)算發(fā)生變化。
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第8步：制定資源計(jì)劃
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清楚地描述每個(gè)資源進(jìn)入或離開項(xiàng)目的時(shí)間段。資源計(jì)劃是一個(gè)典型的圖表，類似于大多數(shù)項(xiàng)目管理圖表，如甘特圖。然而，它不顯示開始/結(jié)束日期、估算、任務(wù)或關(guān)鍵路徑。它揭示了資源，以及資源可能留在項(xiàng)目中的時(shí)間，還強(qiáng)調(diào)對(duì)資源的控制。
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第9步：分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量
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這兩者構(gòu)成了項(xiàng)目管理計(jì)劃的重要部分，并使項(xiàng)目獲得成功。
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項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)：指一個(gè)可能發(fā)生或可能不發(fā)生的事件。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的分析包括對(duì)特定事件發(fā)生的影響和概率的確定和量化。這使項(xiàng)目經(jīng)理能夠評(píng)估和監(jiān)測(cè)哪些風(fēng)險(xiǎn)需要注意。
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項(xiàng)目質(zhì)量：確保所有最終產(chǎn)品符合客戶的規(guī)格。項(xiàng)目質(zhì)量把重點(diǎn)放在預(yù)防錯(cuò)誤上。質(zhì)量計(jì)劃的制定包含驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)的設(shè)定，這些都將在整個(gè)項(xiàng)目中使用。它構(gòu)成了所有審查和檢查的基礎(chǔ)，將在項(xiàng)目執(zhí)行的所有階段使用。
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第10步：溝通促進(jìn)成功
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溝通計(jì)劃指：
● 關(guān)鍵利益相關(guān)者的哪個(gè)項(xiàng)目成員需要哪些報(bào)告、以什么格式、多久一次以及使用哪種特定媒體？
● 問題升級(jí)的方式和時(shí)間范圍。
● 需要儲(chǔ)存項(xiàng)目信息的地方，以及關(guān)于誰可以訪問這些信息。
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一旦完成，將項(xiàng)目計(jì)劃的意義和其內(nèi)容傳達(dá)給發(fā)起人就變得很重要。它應(yīng)該包括：
● 審查并完全批準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃的所有方面。
● 更改計(jì)劃中任何內(nèi)容所需的程序。
● 項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行和控制。這還應(yīng)該包括關(guān)鍵利益相關(guān)者在未來階段的角色/責(zé)任。
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總結(jié)
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除了上述的關(guān)鍵步驟，懂得利用自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)可促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理的成功。
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端到端自動(dòng)化的8Manage PM項(xiàng)目管理軟件支持利益相關(guān)者之間的協(xié)作，具有直觀的用戶界面并提供內(nèi)置的時(shí)間跟蹤和發(fā)票，有助于項(xiàng)目規(guī)劃過程。
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該軟件以WBS架構(gòu)帶動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的全局掌控，以“動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)共享”的先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)等的有效跟進(jìn)。在8Manage PM中，計(jì)劃與執(zhí)行處于同步狀態(tài)，當(dāng)前的計(jì)劃實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目成員最新的可交付成果及其完成情況。系統(tǒng)內(nèi)含各種可視化以及計(jì)劃定義工具，可幫助企業(yè)快速厘清計(jì)劃優(yōu)先級(jí)，規(guī)劃項(xiàng)目發(fā)展較優(yōu)路徑。
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與業(yè)務(wù)互連互通是8Manage PM的獨(dú)具優(yōu)勢(shì)。項(xiàng)目從制定計(jì)劃到執(zhí)行落地的閉環(huán)過程都會(huì)自動(dòng)持續(xù)跟蹤，做到可控、可追溯，幫助項(xiàng)目經(jīng)理做好項(xiàng)目管理控制，減輕項(xiàng)目變更或面臨變化時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響。
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有了8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理軟件幫助企業(yè)實(shí)時(shí)同步項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行，提供可靠的項(xiàng)目信息，預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)變化，將大大提升項(xiàng)目的成功交付機(jī)會(huì)。