通常來講，采購員的基本工作流程包括以下八個步

1.采購計劃

根據(jù)使用部門的需求計劃，在核實過采購計劃的準確

性，并與相關計劃員或其它負責人溝通無誤，并存單

保存后，做出最終的采購計劃。

2.詢價和還盤

此環(huán)節(jié)主要包括兩部門。1)發(fā)詢價函:了解好供應

商后，需讓發(fā)詢價函，讓供應商對價格、交貨時間、

付款方式、售后服務等確認加蓋公章回傳:2)議

價:綜合考慮價格、交貨的及時度、付款方式等方式

找出二、三家，進一步商談，以達到最能保障公司利

益的企業(yè)進行合作。

需要注意的是:要求多家供方報價單盡可能做細致，

能做到細節(jié)出處最好，起到知道所采購物品來龍去脈

的效果，并利用所有途徑去驗證，這樣后面還價也有

理有據(jù)容易達到預期

3.做采購訂單、合同

在詢價議價完成后，接下來要做的就是做訂單了。訂

單做好后要與各供應商提供的書面報價、比價表及先

前做好的采購計劃、計劃確認單等等裝訂到一起。

接下來需要做另一個版本文件，即合同。合同版本基接下來需要做另一個版本文件，即合同。合同版本基

本是固定的，但要結(jié)合公司的要求以及與供方談判的

結(jié)果以及不同的材料不同的要求而變化。

4.跟蹤貨物

在此環(huán)節(jié)，要了解整個供應鏈是否正常，了解接貨人

的聯(lián)系方式、地址，并及時通知供應商:另一方面，

供應商發(fā)貨后，還要了解承運人的聯(lián)系方式等。這樣

便于隨時跟蹤貨物在途中的狀態(tài)。

5.組織倉儲接貨

這個環(huán)節(jié)主要是要注意通知庫管人員做好接貨的準

備，比如要了解貨物何時到貨，是否有隨貨單據(jù)之類

的等等。很多企業(yè)采購對此會制訂出一個統(tǒng)一的走貨

單版本，要求發(fā)貨方抄送到相關部門，采購實時跟

進。

6.組織質(zhì)檢驗貨

這個環(huán)節(jié)主要需要做一下具體工作:合同簽訂后及時

通知檢驗部門，讓其做好驗收準備，包括儀器、實驗

器材、試劑、驗收標準等之類的，以便到貨后及時驗

收并出具驗收合格單。

總之，做好前期檢驗、中期檢驗、后期檢驗。避免到

貨才發(fā)現(xiàn)問題影響其他。

7.貨物達到要求后倉儲入庫

產(chǎn)品驗收合格后，根據(jù)驗收合格單，庫房開具入庫

單，采購員需收集入庫單、檢斤單、質(zhì)檢報告單等做好付款準備 主要強調(diào)各環(huán)節(jié)

8.結(jié)算

付款前一定要把相關單據(jù)提前備好，以便按照合約及

時付款，即“說到哪里做到哪里”“誠信”是相互的，對

你對他都重要。

付款準備的資料如下:付款申請單、發(fā)票、入庫單、

質(zhì)檢單、檢斤單、合同或訂單等。

采購員要起到公司財務和供方之間的橋梁，適時和供

方提出有利于己方的結(jié)算方式。