每一個職場人心里，都刻著被“開會”二字所支配的恐懼。為什么開會永遠也開不完？為什么總在重復開同樣的會？

要問你，開會和加班哪個更讓人討厭？不出意外應該是開會吧，畢竟開會可不算加班。

作為一枚項目經(jīng)理，每天不可避免的就是開會，項目啟動會、需求會、決策會、團隊會....要是碰上無效會議更是頭疼。

所以，說起如何高效的開會，我覺得我可太有發(fā)言權了。

我覺得職場人大體可以分為兩類：

一種是開完會就不用工作的人；

另一種是開完了會還要繼續(xù)工作的人。

對于第一種人，開會是不是高效、解決問題，并不重要。

因為開會對他們來說是消磨時間、塑造人設、打雞血最好的方式。

對于第二種人，當然是希望開會的效率又高又快，能集中解決問題。

一、這些無效開會，你都參加過幾場

經(jīng)常在群里看到大家吐槽：世界上最遠的距離，不是生與死，而是我坐在你面前你卻不知道我想散會回家。

有很多讓人忍不住吐槽的開會場景，看看你有沒有中槍：

01 開會跑題

在我看來，開會跑題是無效開會的No.1。

我描述一個場景，你們一定很熟悉：

會議室里，一群人圍在一起，每個人先流水賬說一些自己的工作近況，然后因為某個人的故事比較有吸引力，大家展開了討論，正在討論的熱火朝天時，突然有人發(fā)現(xiàn)跑題了，于是又繼續(xù)輪到下一個，直到會議結束。

出了會議室感覺這個會白開了，一看手表，過去了一個多小時，又得加班了……

最后感慨一句，這日子啥時候是個頭??！

02 下班前開會

當你收拾好東西、守著時間就等著準時準點下班，結果在59分的時候收到一條通知：耽誤大家一點時間，留下來開個會。

這應該是所有人心里最討厭的行為，沒有之一。

仿佛在想該怎么讓你再“合理”地工作一會又可以不算加班呢？那就開個會吧。

03 開會打雞血

老板都是PUA大師，怎么能錯過集中畫餅的機會呢。

所以，最可怕的就是，這種會議從不解決實際問題，而是一群人抬著腦袋接受領導的洗腦。

04 和甲方的需求會議

這是一個不得不開，他不叫你你也得上趕著去開的會議。

但每次奔著確認需求去的，結果兜著一堆新需求回來。

只能面上笑呵呵，心里MMP。

05 形式主義會議

這種走流程的會議，沒有要求，只要人到了就好，保持微笑再適時捧場即可。

所以說，與其說大家在意開會這件事，不如說在意開會是否能帶來效率，因為開完會還有一堆活要干。

如果會議不是用來解決問題的，那就是占用了解決問題的時間。

二、如何高效開會

糟糕的無效會議，就算只開半小時，也比看了2小時無聊的電影更無聊。

在沒有任何準備條件的情況下，沒有一場無聊的會是無辜的。

要怎么才能實現(xiàn)高效的開會呢？

一件事能不能成，往往在開始就決定了80%。

所以，永遠不要打沒準備的仗，開會也是如此。

在會議開始前先問自己幾個問題：

能抓重點知分配，有的放矢，會議才能高效起來。

總結下來一共有5個部分，3個準備部分，2個進行部分，再拆解一些細節(jié)需要把握的點。

01 明確會議類型和會議目的

關鍵要點：會議不是拿來討論的，是用來解決問題的，所以必須有主題。

如果你是已經(jīng)有了解決方案，需要大家提供意見建議的會可以開；方案確定以后通知執(zhí)行的會可以開。

02 充分的會前準備

會前準備包括相關的材料報表、進度數(shù)據(jù)...可以用最快的速度進行信息同步共享。

如果能做到圖表可視化當然最好，因為圖、表、畫等類型最為直觀，類似很多項目經(jīng)理做的啟動會PPT。

03 規(guī)劃會議時間

對于公司又或是個人來說，會議時間越長，就意味著成本越高。

而且，會議的效果和時長沒有任何關系，會前若是準備的充分，那效率自然高。

那有人會問了，有效會議是開多久呢？一般來說，在30-40分鐘之間算合理。

除了一些重大會議，比如：戰(zhàn)略會議，可能要封閉式會議2-3天；年度會議，這個也是按天算的。

除此之外，日常會議開不了那么久，動輒幾個小時真的不是在浪費生命嗎？

04 設定參會成員

開會的目的是解決問題，那來參加的人員就非常重要了。

當然，不是人越多越好。參會人有幾種角色：主持人、記錄人、一般參會人、決策人、旁觀者，這個需要在會前就做好分配，各司其職。

05 5分鐘發(fā)言

這里的“5分鐘“要注意有2個部分：

1、明確會議議程時

議題陳述小于5分鐘，同一時間一個對話只允許一個人講話

2、總結時

5分鐘做總結：下一步工作計劃、對應負責人、deadline這三個關鍵要素；

10分鐘回顧：回顧上次同類會議的內容。

06 嚴格按照議程時間組織討論

時間就是生命，一個高效會議的關鍵詞就是「準備+時間」

在會議進行過程中，肯定會出現(xiàn)打開話匣停不下、遇到爭論吵起來喋喋不休的狀況，這個時候就需要有個清醒的人控場，去推進這場會議。

三、高效=解決問題

其實會議形式不止一種，不是大家在會議室，圍著一張桌子才叫做開會，管理層還應該鼓勵一些非正式的溝通方式，讓大家暢所欲言。

事實上，非正式會議的效率>正式會議的效率。

大家偶爾陽臺抽煙的時候聊一下，鄰座的問題溝通請教以及午餐時的交流對話……這些都算非正式會議，只要能解決問題，就是高效。

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