新冠疫情進(jìn)一步鞏固了協(xié)作軟件在工作中的樞紐地位，但企業(yè)的日常運(yùn)營主要運(yùn)用各類專業(yè)軟件，比如財(cái)務(wù)規(guī)劃軟件、供應(yīng)鏈管理軟件和客戶關(guān)系管理軟件。由此給員工增加大量“隱形”工作，他們需要在同事進(jìn)行決策、推進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，再提供一遍相關(guān)數(shù)據(jù)、信息和分析。

微軟最近面向來自美國、英國、日本不同行業(yè)的2700名員工與1800名商業(yè)決策者進(jìn)行了一項(xiàng)有關(guān)商業(yè)趨勢的調(diào)查，探究技術(shù)為相關(guān)人員提供了（或未提供）何種幫助。我們發(fā)現(xiàn)，雖然辦公技術(shù)的進(jìn)步可以提升員工辦公速度，使其能夠承擔(dān)更多有意義的工作，還能降低辦公室疲勞感，但要想改善員工體驗(yàn)，僅靠這些還不夠。

員工希望獲得的工具具有如下特點(diǎn)：能夠?qū)崿F(xiàn)無縫協(xié)作；能夠自動(dòng)完成重復(fù)性工作；能夠提供有見地的指導(dǎo)；能夠針對特定商業(yè)挑戰(zhàn)進(jìn)行定制。管理者可以通過三種方式對這些領(lǐng)域進(jìn)行投資，此舉不僅可以提升日常運(yùn)營效率，還能讓團(tuán)隊(duì)放開手腳去做更重要的工作。

通過“協(xié)作”連通各類工作

當(dāng)代勞動(dòng)者希望數(shù)字工具能夠適應(yīng)自己獨(dú)特的工作方式。幾乎所有接受調(diào)查的員工（91%）每周至少有一到兩天是在遠(yuǎn)程辦公。85%的員工認(rèn)為，要想為這種全新的工作模式提供最高效的支持，協(xié)作工具是最需關(guān)注的關(guān)鍵領(lǐng)域之一。

除常用的辦公、協(xié)作工具（如電子郵件、視頻會(huì)議和聊天軟件）外，不同部門在處理自己職能獨(dú)有的日常工作時(shí)會(huì)使用不同軟件。員工希望能夠通過對話快速發(fā)出問題，也希望能與同事分享文件鏈接，使其能與自己一起進(jìn)行實(shí)時(shí)在線編輯，還希望能更方便地安排線上會(huì)議。但由于現(xiàn)有的協(xié)作工具并未整合進(jìn)工作所需的數(shù)據(jù)和信息，大多數(shù)接受調(diào)查的員工表示，自己在使用相關(guān)工具時(shí)并未獲得自己需要的幫助：

59%的受訪者說，現(xiàn)有協(xié)作工具并不適合其團(tuán)隊(duì)偏好的工作方式。

64%的受訪者說，現(xiàn)有協(xié)作工具并未與組織的業(yè)務(wù)軟件（如營銷、財(cái)務(wù)和銷售軟件）完成整合。

72%的受訪者希望協(xié)作工具之間能夠相互兼容，目前跨團(tuán)隊(duì)合作仍然很難。

由于以上種種不便，人們不得不浪費(fèi)時(shí)間將數(shù)據(jù)復(fù)制到電子郵件或聊天記錄之中，或者向不同的同事要數(shù)據(jù)。在每10個(gè)受訪者中，至少有7個(gè)提到了數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、無法查看、過于分散以及團(tuán)隊(duì)要使用不同的數(shù)據(jù)辦公等問題，這些都是公司需要應(yīng)對的重大挑戰(zhàn)。高達(dá)86%的受訪者表示，能夠提升信息（如文件、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和客戶記錄）跨部門使用便捷度的解決方案對團(tuán)隊(duì)幫助最大。

信息存儲(chǔ)位置與共享場景的割裂使信息使用變得極為低效。我們的調(diào)查顯示，受上述限制（包括不同部門使用不同軟件）影響，出現(xiàn)了更多的信息孤島，信息共享的難度也隨之增加（72%受訪者選擇），同時(shí)也增加（而非降低）了行政負(fù)擔(dān)和冗余的低價(jià)值工作（74%受訪者選擇）。

只需“打通”應(yīng)用壁壘——比如在客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）中加入聊天功能，或?qū)RM數(shù)據(jù)拉入聊天之中，管理者即可減少組織內(nèi)部在分析、權(quán)衡方面投入的時(shí)間，提升溝通效率，進(jìn)而提高員工滿意度。

利用低代碼軟件

打造個(gè)性化業(yè)務(wù)運(yùn)營解決方案

購買、跨部門部署通用型企業(yè)軟件并不能解決所有問題。這也是IT部門常被定制軟件開發(fā)項(xiàng)目壓得喘不過氣來的原因之一，而且這些項(xiàng)目很可能無疾而終，在資金不足或IT部門忙得不可開交時(shí)尤其如此。

低代碼解決方案（Low-code solutions）可以將業(yè)務(wù)流程和部門協(xié)作結(jié)合起來，是業(yè)務(wù)部門打造個(gè)性化生產(chǎn)力解決方案的上佳方法。低代碼可以賦予每個(gè)開發(fā)者以“超能力”，讓銷售、營銷及其他業(yè)務(wù)線員工在幾乎不用代碼的情況下優(yōu)化自己的工作流程，正因?yàn)榫哂羞@種特征，低代碼創(chuàng)新日漸興起。低代碼解決方案可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，減少重復(fù)性工作，也可以利用人工智能將洞察分析直接在工作流程中顯現(xiàn)出來。

低代碼軟件工具可以賦能員工，使其能夠自行解決遇到的問題。事實(shí)上，超過四分之三（77%）的受訪員工希望有更多機(jī)會(huì)使用低代碼工具或平臺(tái)來構(gòu)建數(shù)字解決方案，幫助自己完成目標(biāo)任務(wù)。

這里以“自定義文檔總結(jié)功能”為例對低代碼人工智能解決方案進(jìn)行介紹。例如，在法務(wù)部門，律師常要花費(fèi)數(shù)小時(shí)閱讀、總結(jié)文件。而借助低代碼自動(dòng)化工具，即便不掌握任何IT技術(shù)的律師也可以使用自然語言命令來創(chuàng)建一套自動(dòng)化應(yīng)用，自動(dòng)從長篇文檔中提取、總結(jié)相關(guān)內(nèi)容。該應(yīng)用還可以通過電子郵件或聊天將文件分享給預(yù)設(shè)的收件人，方便大家后續(xù)協(xié)同工作。

事實(shí)證明，投資打造低代碼工具的性價(jià)比頗高，超過80%的受訪者表示，借助低代碼工具，許多原本需要一個(gè)開發(fā)團(tuán)隊(duì)才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在他們自己就能完成。這是一個(gè)三贏的局面，員工可以自主掌握工作成效，IT團(tuán)隊(duì)可以放開手腳專心處理那些優(yōu)先級更高的項(xiàng)目，而管理者則能夠?qū)崿F(xiàn)自己削減技術(shù)投入與開發(fā)成本的目的。事實(shí)上，近一半（46%）的受訪企業(yè)決策者強(qiáng)烈認(rèn)為，在低代碼工具的加持之下，員工能夠在組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中發(fā)揮更直接的作用。

擁抱人工智能與自動(dòng)化

在將職場文化從關(guān)注“工作時(shí)間”轉(zhuǎn)為關(guān)注“工作質(zhì)量和效率”的過程中，擁抱整合人工智能的業(yè)務(wù)解決方案是關(guān)鍵一步。數(shù)據(jù)輸入、筆記、報(bào)告與文件處理等重復(fù)性工作雖然對企業(yè)運(yùn)營至關(guān)重要，但卻不能讓員工獲得成就感。

人工智能和自動(dòng)化的價(jià)值才剛剛得到人們關(guān)注。我們對在工作中使用了人工智能技術(shù)和自動(dòng)化軟件的員工進(jìn)行了調(diào)查，有近90%的受訪者表示自己獲得了更高的成就感，同時(shí)也能將更多時(shí)間放在那些重要的工作之上。他們還表示，在將自動(dòng)化功能（例如自動(dòng)創(chuàng)建和共享通話記錄的功能）整合到協(xié)作軟件中之后，跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作的順暢度有所提升。

在現(xiàn)在的工作中，數(shù)據(jù)扮演的角色越發(fā)重要，數(shù)據(jù)錄入也就成為了各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。以銷售部門為例，他們可以使用人工智能來自動(dòng)更新數(shù)據(jù)庫中有關(guān)客戶互動(dòng)的重要數(shù)據(jù)。如此一來，員工將能夠騰出手來處理更有意義的工作，比如撰寫商業(yè)提案。

人工智能還可以協(xié)助員工解決問題，提供場景化的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。舉個(gè)例子，假設(shè)某位客服中心的客服正在與客戶通話，努力解決一個(gè)問題。要想讓客戶獲得滿意的服務(wù)體驗(yàn)，客服需要掌握大量信息，包括客戶的姓名、地址、購買記錄、反映問題的詳細(xì)信息以及潛在的解決方案。人工智能可以為客服提供實(shí)時(shí)指導(dǎo)，整理談話要點(diǎn)和相關(guān)有用資源（例如產(chǎn)品與定價(jià)的詳細(xì)信息和購買記錄）。在人工智能的協(xié)助下，客服將不再需要自行記錄相關(guān)信息，而是可以專心與客戶溝通，告訴對方自己當(dāng)下的想法和可以提供哪些資源。人工智能還可以為全公司的專家組建“群聊”，從而實(shí)時(shí)解決相關(guān)問題，還能通過情感分析來為員工提供反饋與輔導(dǎo)工具，方便員工在工作中不斷學(xué)習(xí)、提升。

隨著自動(dòng)化工具變得越發(fā)友好和智能，它將為我們掃清信息訪問的障礙，加快工作進(jìn)程，還能通過“消滅枯燥無用”的工作來提升員工滿意度。

2023年，打造個(gè)性化生產(chǎn)力方案

研究表明，在對人工流程、報(bào)告等“雜務(wù)”進(jìn)行自動(dòng)化方面，員工希望獲得更多個(gè)性的生產(chǎn)力解決方案與技術(shù)支持。他們希望相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用能夠協(xié)同運(yùn)作、智能運(yùn)行。為實(shí)現(xiàn)這一目的，企業(yè)管理者可以從以下步驟入手：

1、讓員工參與到數(shù)字業(yè)務(wù)投資之中，從雜務(wù)處理自動(dòng)化到將協(xié)作功能更緊密地整合到各類企業(yè)軟件之中，幫助他們提升工作效率。

2、評估現(xiàn)有的生產(chǎn)力、客戶關(guān)系管理、企業(yè)資源規(guī)劃（enterprise resource planning，ERP）及其他業(yè)務(wù)軟件的數(shù)字化水平，將人工智能賦能的分析洞察能力和自動(dòng)化辦公能力整合到業(yè)務(wù)流程之中。

3、采取措施，整合過往企業(yè)內(nèi)部和/或云中分散存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，方便團(tuán)隊(duì)“一站式”訪問、共享信息，洞察相關(guān)情況，推動(dòng)業(yè)務(wù)進(jìn)展。

4、為專業(yè)開發(fā)人員及其他非開發(fā)人員賦能，充分利用各方的專業(yè)知識(shí)，使大家能夠在構(gòu)建解決方案時(shí)實(shí)時(shí)協(xié)作，從而實(shí)現(xiàn)持續(xù)創(chuàng)新，高效完成各項(xiàng)工作。通過賦能非開發(fā)人員，使其能自行解決遇到的技術(shù)問題，企業(yè)可以提升開發(fā)人員的工作效率，還可以加強(qiáng)員工的自主性，最終加快創(chuàng)新速度。

5、搭建員工論壇，方便員工與IT部門的決策者、管理層溝通，開發(fā)、分享能夠解決業(yè)務(wù)需求的定制化應(yīng)用。

在現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)管理者希望員工充滿干勁，認(rèn)為自己是公司整體目標(biāo)不可或缺的組成部分，同時(shí)也希望能最大限度利用公司在科技方面的既有投入。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)可以采取前述步驟，引入有助于實(shí)現(xiàn)無縫協(xié)作的工具，讓軟件自動(dòng)完成重復(fù)性工作，并為員工提供有見地的指導(dǎo)，讓員工專心處理那些重要工作。

艾米莉·何是微軟主管商務(wù)應(yīng)用和平臺(tái)業(yè)務(wù)的副總裁（CVP）。

劉雋 | 編輯