每當(dāng)一個(gè)公司開(kāi)始進(jìn)行精益六西格瑪項(xiàng)目時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生壓力。公司打算將資源集中配置到重要問(wèn)題上，改進(jìn)這些重要問(wèn)題將會(huì)對(duì)質(zhì)量、速度和成本產(chǎn)生顯著的效果。然而,大多數(shù)實(shí)施跟進(jìn)的人員不熟悉精益六西格瑪方法，例如:新的團(tuán)隊(duì)成員和未受培訓(xùn)的線員工。因此,公司需要在既能將資源集中到改進(jìn)重要問(wèn)題上，又不使改進(jìn)人員遭受太大的挫折之間進(jìn)行利弊權(quán)衡。

在精益六西格瑪項(xiàng)目實(shí)施的初期階段，尤其是當(dāng)組織內(nèi)部還沒(méi)有開(kāi)始實(shí)施改進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，有許多可以實(shí)施的項(xiàng)目，組織可以通過(guò)以下方式比較迅速而且顯著地減少過(guò)程前置時(shí)間、提高質(zhì)質(zhì)量以及降低成本。

1、讓一線員工合作繪制復(fù)雜性?xún)r(jià)值流圖。合作是關(guān)鍵，因?yàn)橥ㄟ^(guò)討論,員工能意識(shí)到他們各自關(guān)于過(guò)程運(yùn)作的思考方法各不相同，從而識(shí)別出最優(yōu)方法。

2、開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，這在服務(wù)性過(guò)程內(nèi)通常不存在。

3、由有經(jīng)驗(yàn)的精益六西格瑪人力資源(黑帶大師,黑帶)來(lái)培訓(xùn)使用工具和方法。

以下選擇一案例進(jìn)行分析，闡明如何在實(shí)際工作中運(yùn)用精益六西格瑪?shù)幕竟ぞ吆驮瓌t。

案例：在采購(gòu)過(guò)程中建立價(jià)值流圖

張馳咨詢(xún)旗下某公司的精益六西格瑪黑帶和質(zhì)量經(jīng)理西令發(fā)現(xiàn)：在員工完成了幾個(gè)六西格瑪項(xiàng)目后開(kāi)始期望某些結(jié)果。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)聚集在一塊來(lái)界定過(guò)程時(shí),總會(huì)有人說(shuō)："那是你做的?我不知道那是你做的"或者"這是你做的?我做的和你一樣"。長(zhǎng)期在某一過(guò)程工作的人為何經(jīng)常不了解每一個(gè)環(huán)節(jié)?原因是他們沒(méi)有方法工具。

盡管我們可能認(rèn)為我們了解了日常的所有過(guò)程，但是我們可能是錯(cuò)誤的。當(dāng)開(kāi)始使用精益六西格瑪工具將所有過(guò)程進(jìn)行文件化管理時(shí)，我們有時(shí)都會(huì)頓悟，明白我們所做的是不同于他人所做的。在許多情況下,往往沒(méi)有流程圖，更不用說(shuō)價(jià)值流圖了。有時(shí)雖然有流程圖但只能證明過(guò)程中的增值活動(dòng)，而無(wú)法證明其余50%以上的不增值活動(dòng)。缺乏過(guò)程知識(shí)和文件資料，往往意味著會(huì)有隱含的非增值成本和需要消除的浪費(fèi)。

項(xiàng)目目標(biāo)

最終成品50%以上的成本來(lái)自于公司外購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù),這就是張馳咨詢(xún)旗下某公司系統(tǒng)整合業(yè)務(wù)MACAR(物料采購(gòu)中心一大西洋中部地區(qū)）進(jìn)行采購(gòu)的運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目對(duì)總成本和效率產(chǎn)生的影響。

但在許多服務(wù)性職能部門(mén)，采購(gòu)過(guò)程最近才被仔細(xì)研究。繪制過(guò)程圖是為價(jià)值流圖及復(fù)雜性?xún)r(jià)值流圖形成數(shù)據(jù)的第一個(gè)步驟。因此，最初的目標(biāo)是為早期采購(gòu)階段（從內(nèi)部顧客提出需求到采購(gòu)部發(fā)出采購(gòu)定單）的實(shí)際情況提供文件資料，查明過(guò)程實(shí)際的運(yùn)作情況,過(guò)程中有價(jià)值的環(huán)節(jié)和存在改進(jìn)機(jī)會(huì)的環(huán)節(jié)。

分析

項(xiàng)目的最初階段是繪制許多流程圖并收集數(shù)據(jù)。一開(kāi)始進(jìn)行基本的過(guò)程分析，然后繼續(xù)收集價(jià)值流圖所需的數(shù)據(jù)(如下圖所示)。價(jià)值流圖在服務(wù)過(guò)程中具有典型性，它展現(xiàn)了采購(gòu)員從供應(yīng)商處取得報(bào)價(jià)單的三種方法。

采購(gòu)價(jià)值流圖顯示了三個(gè)關(guān)鍵階段：采購(gòu)歷史評(píng)審階段，報(bào)價(jià)請(qǐng)求單生成階段(和供應(yīng)商確認(rèn)價(jià)格和交付情況)完成采購(gòu)系統(tǒng)輸入表格。由于不同的采購(gòu)員工作方式不同，采購(gòu)價(jià)值流共有三個(gè)不同的路徑。

依據(jù)收集的數(shù)據(jù)建立了時(shí)間價(jià)值圖(如圖下所示)。在此圖中4天的周轉(zhuǎn)時(shí)間中只有14分鐘用在了增值的工作上，這表明高效率的采購(gòu)員完成了簡(jiǎn)單的需求。

1、時(shí)間價(jià)值圖清晰地表明：盡管采購(gòu)員提高了一倍生產(chǎn)率(一天完成兩倍的定單)，4天的總周轉(zhuǎn)時(shí)間只能減少7分鐘。使采購(gòu)員更努力地工作，將會(huì)消除延遲發(fā)出采購(gòu)定單的非增值時(shí)間，但不會(huì)大大地減少周轉(zhuǎn)周期。

2、最初只有一種測(cè)量過(guò)程前置時(shí)間的方法。過(guò)程前置時(shí)間的起點(diǎn)從某人開(kāi)始提出采購(gòu)需求時(shí)算起，但是可能要過(guò)幾天，采購(gòu)員才會(huì)收到采購(gòu)需求。這意味著衡量采購(gòu)員的過(guò)程前置時(shí)間比較困難，因?yàn)橥艿讲豢煽貢r(shí)間的影響現(xiàn)在，有兩種不同的衡量指標(biāo):總周期和采購(gòu)員周期為更好地理解衡量指標(biāo)為全過(guò)程的跨職能小組提供了數(shù)據(jù)。

時(shí)間價(jià)值圖描繪了與非增值的延遲相比，過(guò)程中增值工作所占的時(shí)間相當(dāng)少此圖中在顧客看來(lái)只有14分鐘是增值的。

3、顧客需求中41%是關(guān)于成本小于50元的物料或商品，另外38%的需求是關(guān)于500元以下的商品。完成以上定購(gòu)的一半成本要大于定單本身的成本—這表明定購(gòu)低成本的商品消耗了相當(dāng)多的資源。

4、申請(qǐng)人提出的需求信息常常不夠充分表明采購(gòu)員不能完成工作，必須將申請(qǐng)需求退回返工(完全不增值的活動(dòng)）。

5、根據(jù)提出需求的時(shí)間排列定單的優(yōu)先次序，不要根據(jù)交付的時(shí)間排列定單的優(yōu)先次序因?yàn)槠渲幸豁?xiàng)關(guān)鍵的衡量指標(biāo)與真正的顧客關(guān)鍵質(zhì)量特性不一致。

解決辦法和結(jié)果

項(xiàng)目小組面臨的問(wèn)題是為什么不建立無(wú)紙化的系統(tǒng)?特別是對(duì)于定購(gòu)小金額商品的要求來(lái)說(shuō)，消除書(shū)面工作將節(jié)省許多時(shí)間。團(tuán)隊(duì)實(shí)施多種活動(dòng)包括：培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)新流程最優(yōu)實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化、日常情況溝通、與顧客合作等等。以下是進(jìn)行改進(jìn)的例子：

1、建立專(zhuān)職崗位,集中處理多批量，低金額的采購(gòu)定單強(qiáng)調(diào)擴(kuò)大采用主要綜合采購(gòu)定單，網(wǎng)上電子目錄和信用卡采購(gòu)。

2、將采購(gòu)定單的物料需求周期指標(biāo)增加到目視管理板上以便項(xiàng)目小組跟蹤每日過(guò)程的工作動(dòng)態(tài)。

3、項(xiàng)目小組完善采購(gòu)員培訓(xùn)輔助手冊(cè)融入了優(yōu)秀案例的參考資料。

完成項(xiàng)目的因素

對(duì)于任何未經(jīng)周密計(jì)劃、沒(méi)有文件的過(guò)程，總是能容易地找到改進(jìn)的空間，讓熟悉過(guò)程的員工談?wù)撟约旱墓ぷ鞅厝挥兄诔晒Χ焖俚貙?shí)現(xiàn)改進(jìn)。

1、注意過(guò)程的運(yùn)作是一個(gè)關(guān)鍵的因素。三名黑帶和一支采購(gòu)員核心小組共用了三周非全日制工作時(shí)間取得了此項(xiàng)目?jī)r(jià)值流圖所需的過(guò)程細(xì)節(jié)。

2、對(duì)過(guò)程起作用的員工必須參與項(xiàng)目。

3、如同張馳咨詢(xún)旗下某公司進(jìn)行的許多項(xiàng)目一樣，此項(xiàng)目應(yīng)遵循改進(jìn)模式，各階段雖然短暫，但工作強(qiáng)度集中。

以下是運(yùn)行精益六西格瑪服務(wù)項(xiàng)目的一些提示：

團(tuán)隊(duì)成員在自己的工作范圍內(nèi)集中開(kāi)展項(xiàng)目，因?yàn)樗麄冊(cè)谧约旱墓ぷ鞣秶钅苓M(jìn)行控制擁有解決問(wèn)題的專(zhuān)門(mén)知識(shí)和支持。

1、選擇對(duì)參與人員有意義的項(xiàng)目十分重要。理論上，項(xiàng)目選擇將基于顧客之聲以及管理層的關(guān)鍵業(yè)務(wù)需要。

2、耐心繪制過(guò)程圖和收集數(shù)據(jù)，對(duì)第一次出現(xiàn)的混亂狀況和錯(cuò)誤做好心理準(zhǔn)備。

3、嘗試使用一些精益的方法，通過(guò)改進(jìn)過(guò)程減少待處理工作、降低浪費(fèi)和缺陷人人都將為提早產(chǎn)生的結(jié)果感到興奮，并從中學(xué)到經(jīng)驗(yàn)。

讓員工對(duì)現(xiàn)在和將來(lái)的過(guò)程達(dá)成一致意見(jiàn),這將有助于消除浪費(fèi)不需要復(fù)雜的分析，使用數(shù)據(jù)確認(rèn)延遲和復(fù)雜性最嚴(yán)重的地方，確定“時(shí)間陷阱”。價(jià)值流圖的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)整理后簡(jiǎn)單的改進(jìn)常常能消除浪費(fèi)和延遲。

文章來(lái)源：張馳咨詢(xún)